Guide de l'Utilisateur et Meilleures Pratiques Avatour

1. À l'attention de tous les utilisateurs d'Avatour

Si vous découvrez Avatour, les ressources suivantes vous offrent une introduction utile à la plateforme et à ses fonctionnalités :

1. Vidéo « Comment fonctionne Avatour »
   Un bref aperçu des principales fonctionnalités d'Avatour et de la manière dont la plateforme permet une collaboration à distance immersive.
2. FAQ
   Réponses aux questions fréquemment posées.
3. Glossaire
   Définitions des termes et concepts clés d'Avatour fréquemment utilisés.
4. Site web
   Consultez en particulier la page Fonctionnalités d'Avatour ainsi que les sections dédiées aux cas d'utilisation et aux secteurs d'activité pour découvrir comment Avatour peut répondre à vos besoins spécifiques.

2. Types d'utilisateurs d'Avatour

2.1 Participants à la réunion (aucun compte requis)

Les utilisateurs peuvent rejoindre la réunion sans créer de compte Avatour. Exception : si l'organisateur a limité l'accès à la réunion aux utilisateurs enregistrés — par exemple, pour permettre uniquement aux employés internes de se connecter via l'authentification unique (SSO) —, l'invitation du calendrier indiquera que les participants doivent se connecter pour s'authentifier.

Les utilisateurs accèdent à la réunion comme suit :

• Recevoir une invitation de calendrier de la part de l'organisateur.
• Utiliser le lien de la réunion figurant dans l'invitation pour se connecter.
• Saisir un mot de passe de réunion si l'organisateur en a défini un.
• Les participants peuvent rejoindre la réunion sans compte Avatour, sauf si celle-ci est restreinte et nécessite une connexion pour s'authentifier.

2.1.1 Participant

• Peut rejoindre la réunion et interagir pleinement (webcam, microphone, chat et fonctionnalité de présentation).
• Maximum de 20 participants interactifs par réunion.

2.1.2 Spectateur

• Peut suivre la réunion et participer uniquement via le chat.
• Ne peut pas partager de vidéo, utiliser un microphone, faire une présentation, lire/mettre en pause des ressources ou capturer des instantanés.
• Maximum de 10 spectateurs par réunion.
• En comptant les participants, une réunion peut accueillir jusqu'à 30 personnes.

2.2 Utilisateurs enregistrés

Les utilisateurs enregistrés disposent d'un compte Avatour. Les comptes sont créés de l'une des manières suivantes :

• Invitation par l'administrateur : lors de l'intégration, Avatour configure un tenant dédié pour l'organisation et crée un ou plusieurs comptes d'administrateur. Les administrateurs peuvent ensuite inviter des utilisateurs au sein de l'organisation et les affecter à des groupes, qui définissent leur rôle sur la plateforme (Invité, Hôte ou Administrateur). Les utilisateurs invités reçoivent un lien d'inscription pour finaliser la configuration de leur compte et définir un mot de passe.
• Invitation par l'hôte : les hôtes peuvent ajouter des utilisateurs en tant que collaborateurs éditeurs à un espace de travail. Cela consomme une licence d'hôte et garantit à l'utilisateur un accès de niveau hôte.
• Provisionnement automatique SSO (niveaux Entreprise/Business uniquement) : les comptes peuvent être créés automatiquement par le fournisseur d'identité (IdP). Par défaut, les comptes provisionnés via SSO sont ajoutés au groupe Invité, sauf si cela est contourné via les mappages de groupes SAML. Les administrateurs peuvent toujours inviter des utilisateurs et leur attribuer une appartenance à un groupe directement, même lorsque le SSO est activé.

Résumé :

Les utilisateurs enregistrés et leur appartenance à un groupe peuvent être gérés de plusieurs façons :

• Gestion par l'administrateur : un administrateur dans la console Avatour peut créer des utilisateurs et les affecter à des groupes, ce qui définit leur rôle sur la plateforme (Invité, Hôte ou Administrateur).
• Provisionnement SSO : pour les clients des niveaux Entreprise ou Business ayant activé le SSO, le fournisseur d'identité (IdP) peut automatiquement provisionner des comptes et attribuer des appartenances à des groupes, ce qui définit le rôle de l'utilisateur sur la plateforme.
• Utilisateurs invités par un hôte : les hôtes peuvent inviter d'autres utilisateurs en tant que collaborateurs Éditeur dans des espaces de travail spécifiques. L'attribution du rôle de collaborateur Éditeur consomme une licence d'hôte.

Meilleure pratique recommandée (clients Enterprise) :
Pour les organisations prévoyant un grand nombre d'utilisateurs devant accéder à Avatour, il est recommandé d'intégrer l'authentification unique (SSO) et de gérer les utilisateurs et les appartenances à des groupes depuis l'IdP. Cette approche rationalise la création de comptes, l'affectation aux groupes et la gestion des licences, réduisant ainsi la charge administrative et garantissant un contrôle d'accès cohérent.

2.2.1 Utilisateurs invités

• Ajoutés au groupe Invité.
• Peuvent consulter les ressources dans les espaces de travail où ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs en mode lecture.
• Ne peuvent pas créer d'espaces de travail, organiser de réunions ni télécharger de contenu.
• Les comptes invités provisionnés via SSO s'authentifient via l'IdP ; aucun mot de passe géré par Avatour n'est requis.

2.2.2 Utilisateurs sous licence (accès à la console Web)

Utilisateurs hôtes (Groupe : Hôte)

• Peut créer/gérer des espaces de travail, inviter des collaborateurs dans un espace de travail, animer des réunions en direct, télécharger des captures rapides.
• A accès au tableau de bord de l'animateur et à l'application opérateur sur les caméras 360° prises en charge.

Utilisateurs administrateurs (Groupe : Admin)

• Comprend toutes les fonctionnalités de l'animateur ainsi que l'administration complète des comptes.

Les privilèges d'administrateur supplémentaires comprennent :

Gestion des comptes

• Créer de nouveaux utilisateurs et les affecter à des groupes.
• Réinitialiser les mots de passe lorsqu'ils sont gérés par Avatour (non applicable lorsque l'authentification unique (SSO) est activée).
• Promouvoir les utilisateurs invités au statut d'hôte.
• Désactiver des utilisateurs (les comptes d'administrateur doivent d'abord être convertis en comptes d'hôte avant d'être supprimés).
• Transférer des ressources d'un utilisateur hôte à un autre lors de la suppression.

Paramètres

• Configurer les paramètres de sécurité à l'échelle de l'organisation pour les ressources, les espaces de travail et les réunions hébergés sur la plateforme (par exemple, si un hôte doit être présent pour démarrer une réunion, si les visages doivent être floutés sur toutes les vidéos téléchargées sur la plateforme).
• Activer ou désactiver les fonctionnalités IA ou l'enregistrement.
• Appliquer l'identité visuelle de l'entreprise de manière cohérente sur l'ensemble de la plateforme si un domaine personnalisé est configuré.

Ressources et analyses

• Afficher toutes les ressources téléchargées par n'importe quel utilisateur de l'organisation.
• Examiner l'utilisation de la plateforme au sein de l'organisation.

2.2.3 Autorisations des collaborateurs d'un espace de travail

Les autorisations d'espace de travail définissent ce qu'un utilisateur peut faire au sein d'un espace de travail spécifique. Elles sont distinctes de l'appartenance à un groupe au niveau de la plateforme (Invité, Hôte, Administrateur).

• Collaborateur éditeur : les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent :

  • Gérer les ressources (télécharger, supprimer, flouter les visages, générer des résumés)
  • Gérer les paramètres de réunion (activer/désactiver l'enregistrement, autoriser ou supprimer des participants)
  • Planifier et animer des réunions en direct
  • Générer des rapports à partir de modèles prédéfinis
  • Ajouter ou supprimer des collaborateurs de l'espace de travail

• Collaborateur en mode lecture : les utilisateurs disposant de cette autorisation ont un accès en lecture seule aux ressources de l'espace de travail. Ils ne peuvent pas modifier les ressources, gérer les réunions ni gérer les collaborateurs, mais ils peuvent créer des notes sur les ressources.

3. Pour les participants aux réunions à distance et les visiteurs de l'espace de travail

Avatour permet aux utilisateurs de collaborer de deux manières principales :

• Rejoindre une réunion Avatour (collaboration synchrone) :
  Vous pouvez recevoir une invitation via le calendrier pour rejoindre une réunion Avatour. Pendant la réunion, les participants peuvent effectuer une visite de site à distance en direct ou examiner ensemble des ressources de manière synchrone.

• Visiter un espace de travail (collaboration asynchrone) :
  Vous pouvez également être invité en tant que collaborateur d'un espace de travail pour examiner des ressources de manière asynchrone (selon votre propre emploi du temps).

3.1 Comment rejoindre une réunion Avatour et visiter un espace de travail Avatour

3.1.1 Tout appareil à « écran plat » équipé d'un navigateur Web

Vous pouvez rejoindre une réunion Avatour depuis n'importe quel ordinateur de bureau ou portable, smartphone ou tablette à l'aide d'un navigateur Web.

Rejoindre une réunion Avatour

Remarque : Pour rejoindre une réunion Avatour, vous devez accorder les autorisations d'accès au microphone. Veuillez accepter toutes les demandes d'autorisation de votre navigateur.

1. Via une invitation de calendrier (recommandé) : - Vous recevrez généralement une invitation de calendrier contenant un lien de participation direct (par exemple : https://avatour.live/join?s=xxxxx). - En cliquant sur le lien, le code de réunion à 5 caractères s'affichera automatiquement et vous serez redirigé vers la réunion.

   • Authentification requise : certaines réunions sont réservées aux utilisateurs enregistrés. Dans ce cas, l'invitation indiquera que vous devez vous connecter pour accéder à la réunion.
   • Réunions protégées par mot de passe : certaines réunions peuvent nécessiter un mot de passe. Dans ce cas, l'invitation inclura le mot de passe que vous devez saisir pour rejoindre la réunion.

2. Via le code de réunion : - Si l'organisateur vous communique séparément un code de réunion à 5 caractères, rendez-vous sur https://avatour.live/join, saisissez votre nom et le code de réunion, puis rejoignez la réunion.

   • Si la réunion est protégée par un mot de passe, saisissez le mot de passe fourni par l'organisateur.
   • Si la réunion nécessite une authentification, vous devrez vous connecter à votre compte Avatour avant de rejoindre la réunion.

Astuce n° 1 : Si votre caméra ou votre microphone ne fonctionne pas, il se peut qu'ils soient utilisés par une autre application (par exemple Microsoft Teams ou Zoom). Fermez toutes les applications susceptibles d'utiliser votre caméra ou votre microphone, puis quittez et rejoignez à nouveau la réunion Avatour.

Astuce n° 2 : Si vous ne parvenez toujours pas à rejoindre la réunion, effectuez ce test : https://avatour.live/test.
Ce test permet de déterminer si votre pare-feu d'entreprise ou votre réseau bloque l'accès, et vous fournira des informations utiles pour orienter vos discussions avec votre équipe informatique.

Astuce n° 3 : N'utilisez pas les applications Avatour pour iOS ou Android pour rejoindre les réunions. Ces applications ne sont nécessaires que pour diffuser en direct une réunion à partir d'une caméra Insta360, car ces caméras ne peuvent pas exécuter directement le logiciel Avatour 360° et nécessitent l'aide d'un smartphone.

Visiter un espace de travail Avatour (sans rejoindre une réunion Avatour)

Vous pouvez accéder à un espace de travail de la manière suivante :

• Espace de travail public :
  Si l'espace de travail est public, le lien est accessible directement — aucune connexion n'est requise.

• Espace de travail restreint :
  Si l'espace de travail est restreint, vous devez être ajouté en tant que collaborateur avec des autorisations de éditeur ou de visiteur.

  1. Lorsque vous êtes ajouté en tant que collaborateur, vous recevez une notification par e-mail contenant un lien vers l'espace de travail.
  2. Cliquez sur le lien dans l'e-mail pour ouvrir l'espace de travail. Si vous n'êtes pas encore connecté, vous serez invité à vous connecter ou à vous inscrire.
  3. Une fois connecté, l'espace de travail s'ouvrira automatiquement.

Vous pouvez également vous connecter à l'adresse https://avatour.live/login et accéder à l'espace de travail depuis votre liste d'espaces de travail.

3.1.2 Casque VR

Vous pouvez rejoindre une réunion et visiter un espace de travail à partir d'une gamme de casques Meta et Pico compatibles. Pour ce faire :

1. Installez notre application Avatour depuis votre boutique d'applications VR : Comment installer l'application Avatour VR
2. Lancez notre application et saisissez le code de la réunion ou sélectionnez un espace de travail pour rejoindre une réunion. Pour plus d'informations sur l'utilisation de notre application VR, consultez notre article de la base de connaissances ici.

3.2 Outils de collaboration pour les réunions et les espaces de travail

Avatour permet la collaboration dans deux contextes principaux :

1. Réunions (synchrones) : collaborez en temps réel avec d'autres participants, notamment lors de visites de sites en direct ou pour examiner ensemble des ressources enregistrées.
2. Espaces de travail (asynchrones) : examinez les ressources et interagissez avec elles selon votre propre emploi du temps, 24 h/24 et 7 j/7.

Les outils de collaboration sont globalement similaires entre les réunions et les espaces de travail, avec quelques différences liées au contexte synchrone ou asynchrone.

3.2.1 Disposition de l'interface

L'interface d'Avatour s'articule autour de trois zones principales :

• Panneau de gauche – Ressources de l'espace de travail et outils d'aide
• Toile centrale – Zone d'affichage principale pour la vidéo en direct ou les ressources
• Panneau de droite – Informations contextuelles, telles que les participants, les réunions ou le chat

La plupart des interactions sont lancées à partir du menu du bas.
Cliquer sur une option du menu ouvre un panneau latéral à gauche ou à droite de l'écran, tandis que le canevas central reste la zone d'affichage principale.

3.2.2 Exemple d'affichage d'une réunion

Voici un exemple d'affichage dans une réunion Avatour :

Réunion Avatour avec panneau des ressources (à gauche), zone de travail (au centre) et panneau des participants (à droite)

3.2.3 Exemple de vue Espace de travail

Voici un exemple de vue Espace de travail :

Espace de travail Avatour avec le panneau Ressources (à gauche), le canevas (au centre) et le panneau Réunions (à droite)

3.2.4 Présentation du menu inférieur

Le menu inférieur permet d'accéder aux commandes et aux panneaux principaux de l'interface :

Menu inférieur Réunion

Menu inférieur de la réunion Avatour

• Ressources – Consultez les fichiers de l'espace de travail, notamment les vidéos enregistrées, les images, les captures d'écran et les PDF.
• Chat – Envoyez des messages à tous les participants à la réunion.
• Caméra – Activez ou désactivez votre webcam.
• Microphone – Activez ou désactivez votre micro.
• Présenter – Présentez un élément, votre bureau ou le flux de votre webcam (voir la section Présenter ci-dessous).
• Outils de l'hôte (hôtes uniquement) :
  • Verrouiller la vue – Verrouiller la vue pour tous les participants.
  • Couper le son de tous – Couper le son de tous les participants.
• Passer en plein écran – Afficher l'onglet de la réunion en plein écran.
• Quitter la réunion – Quitter la réunion.
• Démarrer l'enregistrement – Utilisez ce bouton pour démarrer et arrêter l'enregistrement manuellement pendant une réunion. Il est également possible d'enregistrer automatiquement les réunions si l'option Démarrer automatiquement l'enregistrement est activée dans les paramètres de l'espace de travail. Dans les deux cas, les enregistrements sont sauvegardés dans les ressources de l'espace de travail.
• Carte – Ouvrez ou fermez le panneau de carte pour les ressources comportant un tracé GPS. En cliquant sur un emplacement, vous accédez directement au point correspondant dans la vidéo. La carte se met à jour en temps réel pendant la lecture de la vidéo.
• Participants – Ouvrez ou fermez le panneau des participants.
• Informations sur la réunion – Affichez le code de la réunion, le lien d'invitation et accédez aux tutoriels associés.

Panneau latéral « Informations sur la réunion Avatour »

• Paramètres – Réglez les paramètres de langue, d'audio et de vidéo. Pour les réunions vidéo en direct à 360°, utilisez Afficher le débit binaire pour surveiller les statistiques de connectivité.

Astuce : envoyez le lien de la réunion ou ajoutez-le à un événement de calendrier pour inviter des participants.

Menu Présenter

L'option Présenter dans le menu inférieur de la réunion vous permet de partager du contenu avec tous les participants.

• Caméra – Partagez la caméra de votre smartphone/tablette. Cette fonction peut également être utilisée lors d’une réunion vidéo en direct à 360° pour superposer une vue secondaire afin de montrer des gros plans ou des détails spécifiques.
• Bureau – Partagez l’écran de votre bureau avec tous les participants.
• Ressource – Présentez une ressource depuis l’espace de travail. La sélection d’un élément ouvre la barre d’outils Élément, qui fournit des commandes de lecture et des outils de collaboration spécifiques à l’élément présenté.

Barre d’outils Élément (Réunion)

Lorsque vous présentez un élément lors d’une réunion, la barre d’outils Élément apparaît au-dessus du canevas. Voici les outils et les éléments de menu disponibles lors de la présentation d’un élément lors d’une réunion – expliqués de gauche à droite.

Menu Avatour lors de la présentation d'un élément dans une réunion

• Timeline vidéo / Barre de progression – Affiche la progression de la vidéo avec des notes et des thèmes clés extraits de l'audio. Cliquez sur une note ou un thème pour passer à ce moment et ouvrir la note. Comprend les commandes Lecture / Pause.
• Capture d'écran – Capturez une image à 360° ou en 2D à partir de la ressource.
• Spotlight – Mettez en évidence une zone spécifique pour tous les participants pendant les sessions en direct.
• Afficher/Masquer le point de vue (POV) – Affichez où chaque participant regarde dans la vidéo à 360°.
• Notes – Créez des notes associées à des moments spécifiques de la ressource. Les notes peuvent être classées par catégorie (Observation, Problème, Action, Recommandation), suivies par statut (Ouvert → En cours → Résolu) et partagées via des liens directs.

Note Avatour et filtres de notes

• Notes de commande vocale – Il s'agit de marqueurs de position générés automatiquement lorsque l'enregistrement détecte des mentions telles que « insérer une note », « prendre une note » ou « créer une note ». Ces notes apparaissent sur la chronologie et doivent être positionnées et finalisées par l'utilisateur.

Notes Avatour - Générées par commande vocale

• Panneau Notes et résumé – Ouvre un panneau latéral qui affiche toutes les notes, les thèmes clés et un résumé de l'actif. Cliquer sur un élément vous amène à ce moment précis de la vidéo.

Résumé exécutif Avatour lors de la présentation d'un élément en réunion

Thèmes Avatour lors de la présentation d'un élément lors d'une réunion

Depuis le panneau latéral, vous pouvez imprimer un rapport sur l'actif ou le télécharger au format TXT ou CSV. Les rapports peuvent inclure des notes, des thèmes générés par l'IA et des transcriptions complètes. Vous pouvez également choisir les éléments à inclure avant l'exportation.

Menus d'impression/de téléchargement du rapport sur les ressources Avatour

Menu de sélection des éléments du rapport sur les ressources Avatour

• Partager le lien – Partagez un lien vers une note ou une scène spécifique de la ressource.
• Sous-titres (CC) – Affichez la transcription du texte à l'écran pendant la lecture de la vidéo.

Barre d'outils de la ressource (espace de travail)

Lors de la consultation d'une ressource dans un espace de travail, la barre d'outils est similaire mais optimisée pour une utilisation individuelle :

Menu Avatour lors de la présentation d'un élément dans un espace de travail

• Timeline vidéo / Barre de progression – Affiche la progression de la vidéo avec des notes et des thèmes clés extraits de la piste audio. Cliquez n'importe où sur la timeline pour parcourir la vidéo. Cliquez sur une note ou un thème pour passer à ce moment et ouvrir la note. Comprend les commandes Lecture / Pause.
• Capture d'écran, Notes, Panneau des notes et du résumé, Partager le lien, Sous-titres
• Non disponible : Spotlight, POV (ces fonctionnalités nécessitent la présence de participants en direct)
• Commandes supplémentaires :
  • Pas de 10 secondes – Avance/retour rapide
  • Vitesse de lecture – Réglage de la vitesse (0,5×–2×)
  • Découper la vidéo – Découper le début ou la fin de la ressource

4. Pour les utilisateurs « Hôte » et « Admin » - Console Web Avatour

Lorsque vous vous connectez à votre compte utilisateur Avatour, vous accédez à la console Web.

4.1 Console Web - Présentation du menu principal

Sur le côté gauche, vous verrez les éléments de menu suivants :

Console Web Avatour - Menu principal

• Espaces de travail – Organisez efficacement votre contenu. Chaque espace de travail contient des Ressources, des Collaborateurs, des Réunions et des Paramètres.
• Ressources – Accédez à toutes vos ressources (vidéos, images, PDF) et gérez-les. Les administrateurs peuvent consulter toutes les ressources du compte, et les ressources partagées sont visibles par tous les utilisateurs.
• Profil – Gérez votre langue et votre mot de passe.
• Analyses – Suivez l'activité des sessions, l'utilisation des espaces de travail et les indicateurs de retour sur investissement.
• Paramètres (Administrateur uniquement) – Configurez les paramètres par défaut des espaces de travail, des réunions et des ressources pour l'ensemble de l'organisation. Les administrateurs peuvent également personnaliser l'identité visuelle (logo, couleurs, arrière-plans).
• Compte (Administrateur uniquement) – Gérez les utilisateurs enregistrés et les caméras 360°.
• Connexion de l'appareil – Saisissez le code affiché sur votre caméra 360° pour l'associer à votre compte.
• Tutoriels – Accédez à des tutoriels guidés.
• Déconnexion – Déconnectez-vous de la console.

Les sections telles que Profil, Connexion de l'appareil, Tutoriels et Déconnexion sont intuitives et ne comportent pas de sous-sections détaillées.

4.2 Console Web - Détails par élément de menu (avec images)

4.2.1 Espaces de travail

Les espaces de travail sont des unités organisationnelles flexibles qui vous permettent de gérer vos ressources, vos collaborateurs et vos réunions en un seul endroit. Vous pouvez créer un nouvel espace de travail à l'aide du bouton Nouvel espace de travail situé dans le coin supérieur droit.

Console Web Avatour - Rubrique du menu principal Espaces de travail

Cliquez sur l'icône en forme de cloche pour afficher un résumé de l'activité de l'espace de travail au cours des 7 derniers jours.

Activités récentes de l'espace de travail

À l'intérieur d'un espace de travail :

Espace de travail avec Ressources (à gauche), Canevas (au centre), Réunions (à droite)

• Ressources – Gérer les fichiers attribués à cet espace de travail.
• Collaborateurs – Contrôler l'accès aux espaces de travail par
  • Visiteur – Peut consulter les ressources. L'invitation crée un utilisateur Invité si nécessaire.
  • Éditeur – Contrôle total de l'espace de travail, mêmes droits que l'Hôte. L'invitation fait passer l'utilisateur au statut d'Hôte si nécessaire.

    Plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément à un espace de travail sans réunion. Les espaces de travail publics et les paramètres d'accès aux réunions offrent d'autres possibilités d'accès.

• Rapport – Génère un rapport à l'aide d'un modèle de liste de contrôle sur les ressources sélectionnées de l'espace de travail.

Rapport sur l'espace de travail et sélection des ressources

• Carte – Affiche les emplacements des ressources géolocalisées sur une carte.
• Réunions – Organisez des réunions dans l'espace de travail.
• Paramètres – Configurez les paramètres par défaut de l'espace de travail et des réunions :

Paramètres de l'espace de travail

Paramètres de l'espace de travail

• Modèle de rapport – Sélectionnez un modèle de liste de contrôle pour les rapports générés par l'IA.
• Activer les notifications – E-mails récapitulatifs quotidiens pour les changements de statut des notes.

Exemple de notifications par e-mail

• Espace de travail public – Toute personne disposant du lien peut consulter directement les ressources.

Paramètres de réunion

• Authentification requise – Les participants doivent se connecter.
• Autoriser l'accès en tant qu'invité – Permet aux utilisateurs non enregistrés de consulter les ressources.
• Démarrage automatique de l'enregistrement / Démarrage manuel – Choisissez si les réunions sont enregistrées automatiquement ou si l'enregistrement est lancé manuellement.
• Hôte requis – L'hôte doit accepter les participants ; la réunion prend fin lorsque l'hôte quitte la session.
• Autoriser l'accès en tant que spectateur – Participer sans micro ni caméra ; communiquer via le chat.
• Réunions protégées par mot de passe – Exiger un mot de passe pour participer.
• Afficher la question sur les économies de déplacement – Demander aux participants si la réunion a permis de réduire les déplacements.

Les paramètres peuvent être combinés (par exemple, aucun hôte requis mais protection par mot de passe).

4.2.2 Ressources

Gérez toutes les vidéos 360°/2D, les images et les PDF. Téléchargez/téléversez des ressources, attribuez-les à des espaces de travail, partagez-les avec d'autres utilisateurs, renommez-les, imprimez/téléchargez des rapports, activez le floutage des visages et la synthèse par IA.

Élément du menu principal « Ressources »

4.2.3 Analyses

Fournit des informations sur les réunions, l'utilisation des espaces de travail et les indicateurs de retour sur investissement.

Aperçu des analyses

Activité des réunions et utilisation de l'espace de travail

Utilisation des licences des appareils et retour sur investissement

5. Sur place - Comment utiliser le kit clé en main Avatour

5.1 Pour commencer

Vous trouverez ici un guide en ligne très complet pour vous aider à faire vos premiers pas avec le kit clé en main Avatour : Guide de démarrage rapide – Kit clé en main Avatour 3.1 (configuration du Pilot PanoX V2)

Voici également l'image avec les instructions que vous trouverez à l'intérieur du couvercle de la mallette du kit 3.1. Image à l'intérieur du couvercle du boîtier du kit Avatour

Suivez le guide et les instructions pour déballer, assembler et allumer votre caméra.

5.2 Conseils utiles

Batterie externe – Réunions plus longues et meilleure gestion thermique

• Si votre kit comprend une batterie Ulanzi : Fixez-la entre la base du trépied et la perche télescopique, puis connectez la batterie à la caméra via USB-C.

• Si votre kit comprend une perche télescopique avec batterie Telesin : Fixez la caméra directement sur la perche télescopique avec batterie Telesin et connectez-la via USB-C.

Utilisation de la batterie externe :

1. Prolonge l'autonomie totale de la batterie d'environ 40 minutes (batterie de la caméra uniquement) à environ 3 heures.
2. Renforce la stabilité de l'installation de la caméra.
3. Contribue à prévenir une éventuelle surchauffe.

Nous vous recommandons de toujours utiliser la batterie externe dès le début, en particulier pour les réunions en direct.

Considérations audio pour les réunions en direct et les enregistrements

• Environnements bruyants : Utilisez le casque Shokz inclus dans votre kit pour une capture audio claire.

  • Mise sous tension/hors tension : Maintenez le bouton « + » enfoncé pendant 3 secondes (LED bleue = allumé, LED rouge = éteint).
  • Mode d'appairage Bluetooth : Lorsque le casque est éteint, maintenez le bouton « + » enfoncé pendant 5 secondes (la LED clignote en bleu/rouge).
  • Volume : Utilisez les boutons « + » et « - ».

• Environnements plus calmes / plusieurs participants près de la caméra : Utilisez le haut-parleur à pince NoxGear. Il n'offre pas la même qualité audio que les haut-parleurs de conférence (par exemple, Jabra Speak), mais il est facile à fixer sur votre chemise et capte efficacement les voix à proximité.

  • Mise sous/hors tension : Maintenez le bouton Lecture/Pause enfoncé pendant 2 secondes.
  • Mode d'appairage Bluetooth : Passe automatiquement en mode d'appairage à la mise sous tension (la LED clignote en bleu/rouge ; elle reste allumée en bleu une fois l'appairage effectué).
  • Volume : Utilisez les boutons « + » et « - ».

• Utilisation de votre propre appareil : si vous préférez une autre solution (par exemple, un haut-parleur de conférence ou un casque personnel), vous pouvez le coupler via la caméra : Paramètres → Bluetooth.

Connectivité, connectivité, connectivité

Avant de commencer : assurez-vous d’avoir une connexion Internet via :

• Wi-Fi local (de préférence)
• Réseau mobile (si vous êtes hors de portée du Wi-Fi)

Bande passante recommandée : 10 Mbps en débit montant/descendant pour un streaming à 360° complet (~5 Mbps). Une bande passante inférieure (1–2 Mbps) ne fonctionne que lorsque vous êtes immobile.

Tester la vitesse du réseau

• Test sur un seul emplacement : Utilisez n'importe quel outil de vérification de vitesse que vous utilisez habituellement (par exemple, Speedtest) pour vérifier la bande passante en amont et en aval.
• Test en marchant sur le site : Depuis la caméra : Paramètres → Réseau → Test de connexion. Parcourez tout l'espace pour vérifier la couverture et la bande passante.

Wi-Fi local

• Fortement recommandé pour des connexions stables.
• Si le service informatique exige une liste blanche, recherchez l'adresse MAC : Paramètres → À propos → Adresse Wi-Fi.

Réseau mobile

Option A : Point d'accès et carte SIM fournis avec le kit

• Fixez le point d'accès GlocalMe à la batterie Telesin (aimant).
• Cela garantit l'absence d'interférences et maintient la connexion si vous vous éloignez de la caméra.
• Dépannage :
  • Vérifiez la carte SIM préinstallée (pas la carte SIM Cloud).
  • Activez la 5G dans le gestionnaire de carte SIM.
  • Vérifiez que l'APN est correct pour votre région (Guide de configuration de l'APN).

Option B : Point d'accès personnel / carte SIM - Utilisez votre propre smartphone ou un point d'accès dédié.

Remarque importante :

Gardez le point d'accès désactivé lorsque vous êtes connecté au Wi-Fi ; n'activez-le que lorsque vous êtes hors de portée. Le système d'exploitation de la caméra bascule dynamiquement entre les réseaux Wi-Fi en fonction de la puissance du signal et peut basculer par inadvertance vers le point d'accès même lorsque le Wi-Fi est disponible.

Les réseaux mobiles peuvent limiter la bande passante de manière inattendue. Vérifiez auprès de votre opérateur les limites de votre forfait de données, ou contactez l'assistance Avatour si vous utilisez notre hotspot et notre carte SIM.

Situations de faible bande passante

• Enregistrez à l'avance des vidéos de la localisation pour les visionner plus tard (guide d'enregistrement).
• Partagez le flux de la caméra d'un smartphone pour pallier les zones à faible bande passante (0,1 à 0,3 Mbps en upload).

Absence de connectivité

• Seules les vidéos préenregistrées peuvent être utilisées (guide d'enregistrement).

Autres participants sur place – Bonnes pratiques

Lorsque plusieurs participants rejoignent une réunion Avatour en direct depuis le même endroit que la caméra à 360°, une gestion rigoureuse de l'audio et de la bande passante est cruciale :

• Chaque smartphone, tablette ou ordinateur portable connecté sur place consomme de la bande passante réseau et peut nuire à la transmission de la caméra à 360°.
• La présence de plusieurs microphones et haut-parleurs dans le même espace peut provoquer un retour audio, rendant l'expérience de la réunion désagréable pour tous les participants.

Autres participants sur place – Bonnes pratiques

Lorsque plusieurs participants rejoignent une réunion Avatour en direct depuis le même lieu que la caméra 360°, une gestion rigoureuse de l'audio et de la bande passante est cruciale :

• Chaque smartphone, tablette ou ordinateur portable connecté sur place consomme de la bande passante réseau et peut nuire à la qualité du flux de la caméra 360°.
• La présence de plusieurs microphones et haut-parleurs dans le même espace peut provoquer un retour audio, rendant l'expérience de la réunion désagréable pour tous les participants.

Pour relever ces défis, suivez ces bonnes pratiques :

• Utilisez des écouteurs filaires ou sans fil : de préférence avec réduction de bruit pour éviter l'écho et le larsen.
• Mode Sur site : rejoignez la réunion en mode Sur site lorsque vous êtes physiquement présent à proximité de la caméra à 360°.
  • Ce mode est optimisé pour une utilisation sur site :
    • Il coupe par défaut le micro et le haut-parleur du participant.
• Il ne transmet pas le flux de la caméra du participant.
• Il ne affiche pas le flux de la caméra à 360° dans le navigateur du participant.
• Il économise la bande passante du réseau, garantissant ainsi à la caméra à 360° un débit de téléchargement maximal pour la diffusion en direct.
  - Utile lorsqu'un utilisateur souhaite partager des détails spécifiques ; vous pouvez partager votre caméra en retour pour des vues ciblées.
• Coupez le son lorsque vous ne parlez pas activement : cela évite les retours audio indésirables et les distractions.
• Utilisez un réseau distinct si possible : connectez votre smartphone à un réseau différent de celui de la caméra afin de réduire les interférences.

Le respect de ces consignes garantit une visite en direct fluide et de haute qualité, tant pour les participants sur place que pour ceux à distance.

5.3 Application Avatour Camera

Voici les menus (1) Niveau supérieur, (2) Paramètres et (3) Paramètres réseau.

Application Avatour 360° Camera - 3 menus

Capture rapide - Pour l'enregistrement vidéo 360° hors ligne. - Pour une description détaillée, consultez Comment enregistrer et mettre en ligne des vidéos 360° avec l'application Avatour ?. Nous vous recommandons d'utiliser un périphérique audio externe (connecté via Bluetooth). N.B. Vous pouvez également réaliser des vidéos et des photos 2D standard : il suffit de basculer entre le mode 360° et le mode 2D dans le coin inférieur droit une fois sur l'écran de capture rapide.

Réunion en direct - Pour les vidéoconférences en direct à 360°. Vous verrez vos espaces de travail et, en cliquant sur l'un d'entre eux, vous lancerez le flux vidéo en direct depuis la caméra 360°. Avant de pouvoir rejoindre la réunion avec votre caméra 360°, vous devez connecter un périphérique audio via Bluetooth. Pour une description détaillée, consultez Comment démarrer une réunion Live Capture avec votre caméra Pilot ?

Lorsque vous organisez une réunion Live Capture avec votre caméra 360°, vous disposez d'outils de réunion similaires à ceux de l'expérience Web. Voici un lien vers notre article de la base de connaissances qui explique ces outils plus en détail : Outils de l'application opérateur

Galerie - Retrouvez ici toutes vos vidéos et photos à 360° à télécharger sur la console Web Avatour.

Paramètres - Dans les Paramètres, vous disposez des options suivantes :

• Réseau : cette option vous permet de changer le réseau Wi-Fi auquel la caméra est connectée ou d'effectuer un test de connexion réseau pour vérifier votre débit de streaming

• Capture en direct : ajustez vos paramètres de capture en direct en fonction de la bande passante disponible, de la sensibilité VR de l'invité ou de la présence ou non des lentilles de protection sur votre caméra :

  • Fréquence d'images cible : réglez la fréquence d'images de votre vidéo en capture en direct entre 15 ips, 24 ips et 30 ips. Des fréquences d'images plus élevées produisent une vidéo plus fluide, mais nécessitent davantage de bande passante de téléchargement. Par défaut : 15 ips
  • Débit binaire cible : vous permet d'augmenter ou de réduire le débit binaire de streaming maximal pour votre capture en direct. Vous pouvez définir votre débit binaire cible entre 1 Mbps et 10 Mbps. Des débits binaires plus élevés se traduisent par une meilleure résolution vidéo, mais nécessitent davantage de bande passante en upload. Par défaut : 5 Mbps
  • Optimiser le mouvement : cette option réduit la fréquence d'images de la vidéo, ce qui allège la charge sur la bande passante en upload de votre réseau et augmente votre débit binaire de streaming. De plus, cette option contribue à réduire le mal des transports chez les participants en réalité virtuelle. Par défaut : Désactivé
  • Lentilles de protection : cette option affecte la manière dont la vidéo à 360° est assemblée, selon que des lentilles de protection ont été installées sur votre caméra ou non. Si vous n'avez pas de lentilles de protection, réglez cette option sur « Non ». Si vous avez reçu un Kit 3.0, des lentilles de protection sont préinstallées et vous devez régler cette option sur « Oui ». Par défaut : Oui

• Capture rapide : réglez vos paramètres de Capture rapide en fonction de la fréquence d'images vidéo que vous préférez, de la bande passante disponible pour le téléchargement des vidéos enregistrées, ou si les lentilles de protection de votre caméra sont installées. La Capture rapide a une résolution fixe de 4K, ce qui offre généralement un bon compromis entre qualité vidéo et taille de fichier. (Pour des résolutions plus élevées, vous pouvez utiliser les applications natives de la caméra, également sur la PanoX V2. Pour plus de détails, consultez Comment enregistrer et télécharger des vidéos à 360° avec l'application Avatour ?):

  • Fréquence d'images cible : réglez la fréquence d'images de vos enregistrements vidéo Quick Capture entre 15 ips, 24 ips et 30 ips. Des fréquences d'images plus élevées produisent une vidéo plus fluide, mais augmentent la taille du fichier vidéo et le temps de téléchargement. Recommandé : 30 ips
  • Débit binaire cible : définissez le débit binaire cible pour les téléchargements Quick Capture entre 5 Mbps et 20 Mbps. Des débits binaires plus faibles augmentent la vitesse de téléchargement, mais réduisent la qualité vidéo. Recommandé : 20 Mbps
  • Lentilles de protection : voir la section Lentilles de protection pour Live Capture ci-dessus

Consultez également notre Calculateur de taille de fichier vidéo Avatour 360° pour obtenir des conseils supplémentaires sur les paramètres ci-dessus et la taille des fichiers vidéo.

• À propos : Affiche le numéro de série de l'appareil et la version du logiciel

Compte - Pour vous connecter avec votre compte hôte ou administrateur Avatour.

6. Conseils sur les meilleures pratiques

6.1 Premières utilisations (informelles) et prise en main

Pour vos premières utilisations et pour vous familiariser avec la console Web Avatour et le kit clé en main Avatour, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :

1. Emportez le kit chez vous et testez-le avec votre famille et vos amis en utilisant votre connexion Internet domestique.
2. Apportez le kit au bureau et connectez-vous au réseau de l'entreprise (des problèmes liés à l'entreprise peuvent survenir, par exemple les pare-feu d'entreprise, mais vous savez depuis la première étape qu'Avatour fonctionne et qu'il s'agit d'un sujet à régler par votre équipe informatique avec l'aide d'Avatour).
3. Commencez à utiliser Avatour sur place (en dehors de vos bureaux) au lieu de réunion où les participants à distance devraient normalement se rendre. D'autres problèmes de connectivité pourraient survenir. Avatour vous aidera en collaboration avec votre équipe informatique.
4. Commencez à l'utiliser avec des participants à distance internes et externes.

6.2 Avant une réunion vidéo en direct à 360°

• Nous vous recommandons de réaliser une visite vidéo à 360° enregistrée avant toute visite en direct si le temps le permet, et ce pour trois raisons : (1) disposer d'une solution de secours pour la visite en direct, (2) disposer d'un support de documentation et de révision ultérieure (en plus de la visite en direct enregistrée) et (3) commencer à créer une bibliothèque de vidéos à 360° de tous vos sites, qui pourra s'avérer utile dans de nombreux cas de figure.
• Tous les composants du kit doivent être chargés pendant au moins 90 minutes avant la réunion en direct. Nous recommandons de toute façon de laisser tous les appareils en charge continue lorsqu'ils ne sont pas utilisés. Ainsi, tous les appareils seront toujours prêts, même pour des réunions imprévues et ponctuelles.

• Assurez-vous que le kit est entièrement assemblé (1. socle du trépied + 2. batterie Ulanzi + 3. perche télescopique + 4. caméra à 360°).

• Vérifiez qu'un espace de travail a été créé pour accueillir une réunion en direct et incluez-y tous les éléments pertinents.

• Invitez tous les participants à la réunion via votre espace de travail. Cela crée une invitation sur les calendriers de tous les participants et inclut le lien d'invitation à la réunion.

• Appairez et connectez à la caméra le casque ou l'enceinte Bluetooth que vous prévoyez d'utiliser pour votre visite.

• Tous les utilisateurs de smartphones sur place doivent se connecter à un réseau différent de celui de la caméra. Cela permettra de réduire la charge sur la bande passante du réseau de la caméra.

• Si vous êtes seul en tant que caméraman, emportez un smartphone avec vous au cas où vous souhaiteriez partager l'écran de votre smartphone et montrer des détails précis.

• Vérifiez que la caméra 360° peut se connecter à votre réseau Wi-Fi local.

• Avant une réunion Avatour, planifiez l'itinéraire que vous emprunterez dans les locaux. Effectuez une réunion Avatour test avec la caméra et vérifiez que toutes les zones disposent d'un débit supérieur à 1 Mbps. Vous pouvez le voir sur l'écran de la caméra elle-même, ou en tant que participant à distance en allant dans Paramètres et en activant Afficher le débit.

• Si vous remarquez que certaines zones ont peu ou pas de bande passante, il est préférable de prendre des photos ou d'effectuer un enregistrement. Ces éléments pourront ensuite être présentés pendant la réunion afin que les participants à distance puissent les examiner. Vous pouvez suivre le guide disponible ici qui explique notre fonction « Quick Capture » pour l'enregistrement et le téléchargement de vidéos/images : Comment enregistrer et télécharger des vidéos à 360° avec l'application Avatour ?

• Si des participants à distance qui n'ont jamais utilisé Avatour auparavant se joignent à la réunion, fournissez-leur un bref résumé de la plateforme, de ses fonctionnalités (vidéo 360° en direct, ressources, instantanés, annotations, mise en avant) et des outils de réunion.

• Vous pouvez commencer sur une autre solution de visioconférence (par exemple Teams, Zoom, Google Meet), mais avant de passer à Avatour, fermez complètement l'autre application de visioconférence. Dans certains cas, ces autres applications donneront la priorité au microphone, aux haut-parleurs ou à la webcam de votre appareil, ce qui les désactivera pour Avatour. De plus, n'utilisez PAS Avatour ET une autre visioconférence en même temps, car cela réduirait la bande passante disponible.

• Si vous prévoyez d'utiliser la caméra 360° dans un environnement à haute température, il est recommandé d'utiliser le module de refroidissement (Pilot Pano uniquement). Cela permettra de réduire les risques de surchauffe de la caméra et de son arrêt automatique.

6.3 Utilisation de la caméra sur site pour une réunion vidéo en direct à 360°

• Lorsque vous utilisez la caméra, veillez à marcher lentement et à vous arrêter fréquemment pour poser la caméra sur son trépied. Cela contribue (1) à la qualité vidéo, car vous générez moins de données vidéo en évitant de déplacer la caméra inutilement, et (2) à réduire les éventuelles interruptions vidéo lorsque la connexion réseau de la caméra bascule entre différents points d'accès Wi-Fi.

• Tenez la caméra devant vous, au-dessus du niveau des yeux. Cela permet à tous les participants à distance de voir la majeure partie de votre environnement.

• Lorsque la caméra doit rester stable, utilisez le trépied et réglez-la à la bonne hauteur, de préférence au niveau des yeux.

• Connectez toujours la caméra à votre réseau Wi-Fi local lorsque cela est possible. Dans les zones sans accès Wi-Fi, utilisez le hotspot fourni. Le hotspot est équipé d'une carte SIM qui se connectera à un réseau cellulaire fiable à proximité. Gardez toujours le hotspot éteint lorsque vous ne l'utilisez pas à l'intérieur, car sinon la caméra 360° pourrait se connecter au hotspot, ce que nous voulons éviter à l'intérieur. À l'extérieur, gardez le hotspot près de la caméra 360°.

• Lorsque le débit de la caméra commence à descendre en dessous de 2 Mbps, marchez plus lentement ou arrêtez-vous complètement jusqu’à ce que le signal se stabilise à nouveau. Cela se produit généralement lorsque vous passez d’un point d’accès Wi-Fi à un autre.

• Si vous savez que la connexion et la vidéo vont se dégrader lorsque vous vous déplacez vers un endroit spécifique (par exemple : en passant d’une zone de production intérieure à une zone extérieure), prévenez les participants à distance à l’avance.

• Si vous devez montrer quelque chose avec un niveau de détail élevé ou du texte en petits caractères, utilisez votre propre smartphone ou celui d'un participant sur place pour rejoindre la réunion et présenter la caméra (arrière) de votre/leur téléphone.

• Si possible, nous recommandons qu'une personne supplémentaire soit présente sur place pour aider au partage de la caméra du smartphone décrit ci-dessus, car cela s'avère souvent utile/nécessaire.

• Idéalement, les utilisateurs de smartphones sur place devraient rejoindre la réunion (1) en mode sur site et (2) sur un réseau différent de celui utilisé par la caméra afin de ne pas priver la caméra à 360° de la bande passante de téléchargement indispensable.

• Tous les participants sur place qui se connectent depuis leur smartphone doivent être mis en sourdine, sauf s'ils prennent activement la parole.